Privacy Policy CleanBack

Versione 1.0 – ottobre 2026

La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali degli utenti che visitano il sito https://getcleanback.com, richiedono informazioni o una demo, acquistano o utilizzano CleanBack, accedono all’area clienti oppure utilizzano i servizi di assistenza messi a disposizione.

L’informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

KNOW HOW DI AUTERI LUCA
Via Udine 5
57021 Campiglia Marittima (LI) – Frazione Venturina Terme
Italia
Partita IVA: 01525970495
PEC: know-how@legalmail.it

Per richieste relative alla protezione dei dati personali è possibile utilizzare la PEC sopra indicata oppure i recapiti disponibili nella pagina Contatti del sito.

2. A chi si applica questa Privacy Policy

CleanBack è un servizio rivolto esclusivamente a clienti business, professionisti, Web Agency, SEO Agency, imprese e organizzazioni.

I dati personali trattati possono tuttavia riguardare persone fisiche che operano per conto di tali soggetti, quali titolari, professionisti, rappresentanti, dipendenti, collaboratori o referenti amministrativi e tecnici.

3. Quali dati personali possiamo trattare

Dati di navigazione e sicurezza

I sistemi informatici e i servizi utilizzati per il funzionamento del sito possono trattare dati tecnici quali indirizzo IP, data e ora della richiesta, tipo di browser e dispositivo, URL richiesti, log tecnici, eventi di autenticazione, errori e informazioni necessarie alla sicurezza del servizio.

Dati di registrazione e account

Per la creazione e gestione dell’account possono essere trattati dati quali nome, cognome, indirizzo e-mail, ragione sociale o denominazione dell’attività, Partita IVA o VAT ID, username, dati dell’organizzazione e altre informazioni necessarie all’attivazione e alla gestione del piano CleanBack.

Dati relativi agli acquisti e alla fatturazione

In caso di acquisto vengono trattati i dati necessari alla gestione dell’ordine, del pagamento, della fatturazione e degli adempimenti amministrativi, fiscali e contabili.

I dati completi delle carte di pagamento non vengono intenzionalmente memorizzati sui sistemi CleanBack: le informazioni necessarie alla transazione vengono trattate dai provider di pagamento utilizzati dal Cliente.

Dati relativi all’utilizzo di CleanBack

Nell’ambito del servizio possono essere trattati, a seconda delle funzionalità utilizzate:

• domini autorizzati;
• whitelist del Cliente;
• file CSV e dataset backlink caricati;
• eventuali file Disavow di riferimento;
• dati relativi alle analisi effettuate;
• Review e relative decisioni;
• report e file Disavow prodotti;
• storico delle elaborazioni;
• log tecnici necessari alla sicurezza e al funzionamento della piattaforma.

Dati forniti tramite moduli, demo e assistenza

Quando l’utente utilizza i moduli Contatti, Richiedi Demo o altri canali di assistenza, possiamo trattare nome, cognome, indirizzo e-mail, azienda, contenuto della richiesta e le ulteriori informazioni volontariamente fornite.

Dati inviati tramite il chatbot CleanBack

Quando viene utilizzato il chatbot di assistenza, vengono trattati i messaggi inviati dall’utente e le informazioni necessarie a generare e fornire la risposta.

Si raccomanda di non inserire nel chatbot password, credenziali di accesso, dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, informazioni riservate non necessarie o altri dati personali eccedenti rispetto alla richiesta di assistenza.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità.

• Fornire informazioni, demo e rispondere alle richieste: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e, ove applicabile, legittimo interesse a gestire le richieste ricevute.
• Creazione e gestione dell’account CleanBack: esecuzione del contratto.
• Erogazione del servizio CleanBack: esecuzione del contratto.
• Gestione di ordini e pagamenti: esecuzione del contratto e adempimento di obblighi amministrativi, fiscali e contabili.
• Fatturazione: adempimento di obblighi di legge.
• Assistenza tramite chatbot e supporto: esecuzione del contratto, misure precontrattuali e gestione delle richieste dell’utente.
• Sicurezza informatica, prevenzione di abusi, frodi e accessi non autorizzati: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza del sito, dei clienti e dell’infrastruttura.
• Difesa dei diritti del Titolare: legittimo interesse all’accertamento, esercizio o difesa di un diritto.
• Eventuali comunicazioni promozionali: esclusivamente quando richiesto dalla normativa, sulla base del consenso dell’interessato, revocabile in qualsiasi momento.
• Cookie e strumenti non strettamente necessari: previo consenso dell’utente, quando previsto dalla normativa applicabile.

5. Dati caricati dal Cliente all’interno di CleanBack

Per i dati personali eventualmente contenuti nei CSV, dataset, URL, file Disavow o altri materiali caricati dal Cliente nell’ambito dell’utilizzo di CleanBack, il Cliente determina finalità e mezzi del trattamento ed opera, ove applicabile, quale Titolare del trattamento.

In tali circostanze KNOW HOW DI AUTERI LUCA opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo quanto previsto dall’Allegato C del Contratto di acquisto e utilizzo CleanBack.

Il Cliente è responsabile della liceità, correttezza e pertinenza dei dati caricati e deve assicurarsi di disporre dei necessari presupposti giuridici per il relativo trattamento.

6. Chatbot Hyve e intelligenza artificiale

CleanBack utilizza Hyve Lite / Hyve Connect, sviluppato da Themeisle – Vertigo Studio S.R.L., per fornire il servizio di assistenza automatizzata.

Con Hyve Connect attivo, i contenuti selezionati della Knowledge Base CleanBack e i messaggi inviati dagli utenti possono essere trasmessi al servizio Hyve Connect e trattati attraverso i servizi di intelligenza artificiale utilizzati da tale piattaforma.

Per l’elaborazione delle risposte Hyve utilizza servizi OpenAI. Per gli utenti e i trattamenti rientranti nello Spazio Economico Europeo, il trattamento applicabile può coinvolgere OpenAI Ireland Ltd..

Le conversazioni possono inoltre essere memorizzate nel database WordPress del sito per consentire la gestione e verifica delle richieste di assistenza.

Il chatbot fornisce risposte automatiche di natura informativa e di supporto all’utilizzo del servizio. Non effettua decisioni automatizzate destinate a produrre effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato.

7. Pagamenti

I pagamenti possono essere gestiti attraverso fornitori esterni selezionati in fase di checkout, tra cui, quando disponibili, Stripe e SmallPay.

Questi soggetti trattano i dati necessari all’esecuzione della transazione secondo le rispettive condizioni contrattuali e informative privacy.

CleanBack riceve normalmente le informazioni necessarie a conoscere l’esito della transazione, gestire l’ordine e fornire il servizio acquistato, senza necessità di conservare direttamente i dati completi della carta di pagamento.

8. Fatturazione

Per la gestione della fatturazione e degli adempimenti contabili CleanBack può utilizzare Fatture in Cloud / TeamSystem S.p.A..

A tali soggetti vengono trasmessi i dati strettamente necessari alla predisposizione, emissione, trasmissione e conservazione dei documenti fiscali e contabili.

9. Destinatari e fornitori coinvolti nel trattamento

I dati personali possono essere trattati, nei limiti necessari alle rispettive finalità, da fornitori tecnologici e professionali che supportano CleanBack.

• Kinsta Inc. – hosting WordPress, infrastruttura web, backup e log tecnici;
• Google Cloud – infrastruttura cloud utilizzata per l’elaborazione e/o conservazione dei dati tecnici del servizio CleanBack;
• Cloudflare, Inc. – DNS, sicurezza, protezione dell’infrastruttura e Cloudflare Turnstile;
• Proton AG – gestione delle comunicazioni e-mail;
• Vertigo Studio S.R.L. / Themeisle – Hyve Lite e Hyve Connect;
• OpenAI Ireland Ltd. e soggetti del gruppo OpenAI coinvolti nell’erogazione del servizio – elaborazione AI delle richieste del chatbot;
• Stripe – gestione dei pagamenti elettronici, quando utilizzato;
• Small Pay S.r.l. – gestione dei pagamenti rateali o dilazionati, quando utilizzato;
• TeamSystem S.p.A. / Fatture in Cloud – gestione della fatturazione e degli adempimenti amministrativi e contabili;
• commercialista, consulenti professionali e soggetti incaricati di assistere il Titolare nell’adempimento di obblighi normativi;
• Autorità pubbliche, amministrative, giudiziarie o di vigilanza quando la comunicazione sia prevista dalla legge o richiesta da un’autorità competente.

I fornitori che trattano dati per conto del Titolare vengono utilizzati nei limiti necessari all’erogazione dei rispettivi servizi e, quando richiesto dalla normativa, sono disciplinati da accordi sul trattamento dei dati personali.

10. Trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici possono comportare il trattamento o il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Quando ciò avviene, il trasferimento viene effettuato utilizzando uno dei meccanismi previsti dal Capo V del GDPR, quali decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, Clausole Contrattuali Standard (“SCC”) o altri strumenti giuridicamente validi previsti dalla normativa applicabile.

In particolare, il Data Processing Addendum di OpenAI prevede per i dati SEE il coinvolgimento di OpenAI Ireland Ltd. e disciplina gli eventuali trasferimenti successivi verso Paesi terzi mediante decisioni di adeguatezza o Clausole Contrattuali Standard.

11. Tempi di conservazione

I dati personali vengono conservati soltanto per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e nel rispetto degli obblighi di legge applicabili.

• Dati di account e rapporto contrattuale: per la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi di legge e alla tutela dei diritti del Titolare.
• Dati fiscali e contabili: per i periodi previsti dalla normativa applicabile, normalmente fino a 10 anni.
• Dati operativi CleanBack: al termine del servizio vengono mantenuti disponibili per il periodo di reversibilità previsto dal contratto, pari a 30 giorni, salvo richiesta di cancellazione anticipata o obblighi di legge.
• Richieste di contatto e demo: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, di norma, non oltre 24 mesi dall’ultima interazione, salvo instaurazione di un rapporto contrattuale o necessità di conservazione ulteriore.
• Conversazioni di assistenza e chatbot: per il tempo necessario alla gestione dell’assistenza, alla sicurezza e alla verifica delle richieste; possono essere periodicamente cancellate quando non più necessarie.
• Log tecnici e di sicurezza: per periodi proporzionati alle esigenze di sicurezza, prevenzione abusi, diagnosi tecnica e tutela dell’infrastruttura.

Eventuali copie residue presenti nei backup di sicurezza vengono eliminate attraverso i normali cicli di sovrascrittura o cancellazione dei sistemi di backup, salvo obblighi normativi o necessità di sicurezza.

12. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito può utilizzare cookie e tecnologie tecniche strettamente necessarie al funzionamento di WordPress, WooCommerce, autenticazione, sessione dell’utente, carrello, sicurezza e prevenzione degli abusi.

Possono inoltre essere utilizzati strumenti di sicurezza quali Cloudflare Turnstile per distinguere gli utenti reali da richieste automatizzate e proteggere moduli, login, registrazione e checkout.

Eventuali cookie o strumenti non strettamente necessari vengono utilizzati soltanto nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa applicabile e, quando richiesto, previo consenso dell’utente.

13. Sicurezza dei dati

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli e proporzionate finalizzate a proteggere i dati personali da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o trattamento illecito.

Tali misure comprendono, in funzione del servizio utilizzato, controlli di accesso, autenticazione, segregazione dei dati tra clienti, protezioni di rete, backup, logging, cifratura delle comunicazioni e servizi di sicurezza dell’infrastruttura.

14. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, all’acquisto, alla fatturazione e all’erogazione di CleanBack è necessario per poter concludere ed eseguire il rapporto contrattuale.

Il mancato conferimento dei dati necessari può rendere impossibile creare l’account, acquistare o utilizzare il servizio.

Il conferimento di dati per eventuali finalità promozionali è invece facoltativo.

15. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15 e seguenti del Regolamento, tra cui:

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
• ottenere l’accesso ai propri dati;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti;
• chiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla legge;
• chiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento quando ne ricorrono i presupposti;
• ottenere la portabilità dei dati nei casi previsti;
• revocare in qualsiasi momento un consenso precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate al Titolare utilizzando la PEC know-how@legalmail.it.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente ai sensi della normativa applicabile.

16. Processi automatizzati

CleanBack utilizza sistemi automatizzati per analizzare dati tecnici relativi a backlink, domini e segnali SEO e per assistere l’utente attraverso il chatbot.

Tali processi non sono utilizzati per assumere decisioni esclusivamente automatizzate relative a persone fisiche che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

17. Minori

CleanBack è un servizio B2B e non è destinato a minori. Il Titolare non intende raccogliere consapevolmente dati personali di minori attraverso il servizio.

18. Link e servizi di terze parti

Il sito può contenere collegamenti a siti o servizi di terze parti. Le relative modalità di trattamento dei dati personali sono disciplinate dalle privacy policy dei rispettivi soggetti, sulle quali il Titolare non esercita controllo.

19. Modifiche alla Privacy Policy

La presente Privacy Policy può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, tecniche o organizzative del servizio.

La versione pubblicata su questa pagina è quella applicabile al momento della consultazione. In caso di modifiche rilevanti verrà aggiornata la data o il numero di versione.

20. Contatti

Per domande relative alla presente Privacy Policy o per esercitare i propri diritti:

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